1 、凡单位或职务进行了调整的均必须填写干部任免呈报表。乡镇或县直部门领导班子换届，县委重新行文任命的，也必须填写干部任免呈报表。

2、“姓名”以干部档案使用的姓名为准。
3、“出生年月”、“参加工作年月”、“入党年月”、“现有文化”以县委组织部“三龄一历”认定的为准。“三龄一历”认定以后取得的更高层次的学历，必须经县委干教领导小组认证后方可填写。
4、“籍贯”为本县的需填写到乡镇，如东坪镇；为外县的只填写到县，如桃江县。
5、“现任职务”指本次调整前所任职务，“拟任职务”为本次调整后新任职务，“拟免职务”为本次调整中免除的职务。注意以下几点：
①职务必须填写全面、准确。不能出现遗漏（特别是担任职务比较多的），“拟免职务”栏必须填写所免职务，不能图简单填为“现职”；职务名称必须填写规范，如“党委委员、副镇长”不能填写为“常务副镇长”，职务名称前必须填写单位名称，如××镇党委委员或××局副局长。
②现任职务中没有变动的职务（因换届重新任命的职务除外）不需再填入“拟任职务”栏。如：××镇党委委员加任副镇长，在“现任职务”栏填写“××镇党委委员”，在“拟任职务”栏只需填写“××镇副镇长”，不需再填写党委委员职务；××局党组成员、纪检组长改任副局长，在现任职务栏填写“××局党组成员、纪检组长”，在“拟任职务”栏填写“××局副局长”，同时在“拟免职务”栏填写“××局纪检组长”。
③同系列的下级职务提任上级职务，原任的下级职务不需要免。如：党委委员或党组成员提任党委（组）副书记、书记，副乡镇长（副局长）提任乡镇长（局长），原任的党委委员或党组成员、副乡镇长、副局长职务不需免。
④明确正科级的在拟任职务后注明“（明确正科级）”；保留原有职级的在拟任（免）职务后注明“（保留正科级）”或“（保留副科级）”，调整后所任领导职务或非领导职务的职级与原职级相同的，不需注明保留原有职级；乡镇助理员为副科级职位，乡镇领导干部退线改任助理员，保留或明确了正科级的，需相应注明保留或明确正科级，不能填写为“正科级助理员”。
6、“简历”必须填写详细、准确。从在大中专院校学习或参加工作的经历开始，到担任现任的职务（本次调整前的职务）为止，时间精确到月。
7、“主要表现”栏填写单位党组织对该同志的评价意见。（说明：此栏在以前办理呈报的过程没有强调必须填写，根据上级对干部档案工作的新要求，今后此栏以及后面的“政治历史审查情况”、“奖惩情况”、“近五年培训情况”等栏目均必须如实填写）。
8、“政治历史审查情况”一般填写“经审查，无政治历史问题”。
9、“奖惩情况”必须根据档案材料，如实填写该同志所受县级及以上表彰奖励情况、受党纪政纪处分情况。
10、“近五年培训情况”填写该同志近五年内参加由各级组织人事部门举办的各种主体班（如青干班、科干班、乡镇党委书记培训班等等）学习培训的情况。
11、“呈报理由”填写“工作需要”（班子换届时填写“人大或政府换届”），呈报时间需填到本次调整（行文日期）之前，在本栏加盖本单位党委（组）公章。
12、“党委意见”、“人大常委意见”、“人民政府意见”栏分别指县级党委、人大、政府意见。
13、凡选举产生的职位都必须填写选举结果，包括乡镇党委委员、人大正副主席、正副乡镇长、县直有关部门的党委委员。格式为：×年×月×日，召开××乡（镇）第×届第×次人民代表大会（或党代会），应到代表×人，实到代表×人，××同志得×票，当选为×××。